Instalar cámaras de videovigilancia en una vivienda, comunidad de propietarios, comercio, empresa o cualquier otro establecimiento implica cumplir determinadas obligaciones relacionadas con la protección de datos personales. Una de las dudas más habituales es si es necesario disponer de un aviso legal para cámaras de videovigilancia y qué información debe facilitarse a las personas que puedan ser grabadas.
La respuesta depende del uso que se haga del sistema, pero existe una obligación fundamental: las personas que entren en una zona videovigilada deben ser informadas de que se están tratando sus datos personales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) establece que esta información puede proporcionarse mediante un sistema de información por capas, utilizando un cartel de videovigilancia con la información básica y poniendo a disposición de los afectados el resto de la información.
Por tanto, no se trata simplemente de colocar cualquier cartel que indique «zona videovigilada». El distintivo debe incluir determinada información y debe estar colocado en un lugar visible antes de acceder a la zona que está siendo vigilada.
¿Es obligatorio tener un aviso legal por instalar cámaras?
La instalación de cámaras que permitan identificar o hacer identificables a personas supone un tratamiento de datos personales y, por tanto, está sometida a la normativa de protección de datos. Esto incluye los sistemas que graban imágenes y, en determinadas circunstancias, también aquellos que permiten visualizar imágenes en tiempo real aunque no las almacenen.
La obligación principal no consiste necesariamente en crear una página independiente denominada «aviso legal de videovigilancia». Lo que exige la normativa es cumplir con el derecho de información de las personas afectadas.
La AEPD indica que para la videovigilancia puede utilizarse un sistema de información por capas. En la primera capa se proporciona información básica mediante un cartel visible, mientras que la información adicional debe estar disponible para las personas interesadas por un medio accesible.
Por ello, una empresa puede tener una página específica sobre protección de datos o videovigilancia en su página web, siempre que permita acceder fácilmente a la información correspondiente. También puede poner a disposición esta información en recepción, conserjería, oficinas u otros lugares adecuados.
¿Qué debe poner el cartel de videovigilancia?
El cartel es uno de los elementos fundamentales para cumplir con el deber de información. Debe colocarse en un lugar visible y antes de entrar en la zona sometida a videovigilancia, de manera que las personas puedan conocer la existencia de las cámaras antes de acceder.
Según la AEPD, el distintivo debe informar de forma clara de que existe un tratamiento de videovigilancia, identificar al responsable del tratamiento y señalar la posibilidad de ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos. También debe indicar dónde puede obtenerse información adicional sobre el tratamiento.
Por tanto, un simple cartel genérico que diga «Cámaras de seguridad» puede no ser suficiente si no proporciona la información exigida. La propia AEPD dispone de un modelo de cartel de videovigilancia que puede utilizarse como referencia para cumplir con esta obligación.
¿Qué información adicional debe facilitarse?
El cartel constituye la primera capa de información, pero no necesariamente contiene todos los datos que exige la normativa. El responsable debe poner a disposición de las personas afectadas la información adicional relacionada con el tratamiento de sus datos personales.
Esta información puede incluir aspectos como la finalidad del sistema de videovigilancia, la base jurídica que permite realizar el tratamiento, el plazo de conservación de las imágenes, los destinatarios de los datos cuando corresponda y la forma de ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos.
La AEPD señala que esta información adicional puede ponerse a disposición de los afectados en lugares como una recepción, conserjería, oficina, tablón de anuncios o mediante Internet. Esto permite utilizar el sistema de información por capas sin necesidad de colocar un documento extenso junto a cada cámara.
¿Puede colocarse la información en la página web?
Sí. Una empresa puede facilitar la información adicional a través de su página web siempre que las personas puedan acceder a ella de manera sencilla. Esto resulta especialmente práctico para comercios, empresas y establecimientos que ya disponen de una política de privacidad o documentación relacionada con la protección de datos.
En estos casos, el cartel puede identificar al responsable y proporcionar una referencia que permita conocer dónde obtener la información completa sobre el tratamiento de las imágenes.
Es importante que esta información sea realmente accesible y que corresponda al sistema de videovigilancia instalado. No debería utilizarse una política genérica que no explique las características reales del tratamiento.
¿Dónde debe colocarse el cartel de videovigilancia?
El cartel debe situarse en un lugar visible y, especialmente, en los accesos a las zonas que están sometidas a videovigilancia. El objetivo es que una persona pueda saber que va a entrar en una zona vigilada antes de acceder a ella.
En establecimientos comerciales, por ejemplo, puede colocarse en los accesos al local. En una comunidad de propietarios puede situarse en los puntos de entrada a las zonas comunes vigiladas. La ubicación concreta dependerá de la distribución del inmueble y del área que cubran las cámaras.
La AEPD también establece que la instalación de cámaras debe respetar el principio de minimización de datos. El sistema debe limitarse a las cámaras necesarias para conseguir la finalidad de seguridad y evitar captar imágenes que no sean necesarias.
¿Es obligatorio informar aunque las cámaras no graben?
El hecho de que una cámara no almacene las imágenes no significa automáticamente que desaparezcan las obligaciones relacionadas con la protección de datos. La AEPD indica que cuando una cámara permite visualizar imágenes en tiempo real también puede existir un tratamiento de datos personales sujeto al RGPD.
Por esta razón, antes de instalar un sistema de cámaras es importante determinar exactamente qué hace el dispositivo. No es lo mismo una cámara que simplemente forma parte de un sistema doméstico estrictamente personal que un sistema utilizado por una empresa, comunidad de propietarios o establecimiento para controlar la seguridad de sus instalaciones.
¿Qué ocurre con las cámaras instaladas en una empresa?
En una empresa, las cámaras de seguridad deben utilizarse de acuerdo con la finalidad que justifica su instalación y respetando los derechos de las personas grabadas. Además del cartel de videovigilancia y de la información correspondiente, deben aplicarse las medidas necesarias para proteger las imágenes y limitar su acceso.
Si las cámaras también se utilizan para el control de los trabajadores, existen obligaciones específicas de información. La Ley Orgánica 3/2018 establece requisitos particulares para los sistemas utilizados en el ámbito laboral, incluyendo la obligación de informar previamente a los trabajadores y, cuando corresponda, a sus representantes.
Esto significa que una empresa no debería utilizar las cámaras instaladas exclusivamente para seguridad para realizar otras finalidades sin analizar previamente si dicho uso es compatible con la normativa.
¿Las cámaras de una comunidad de propietarios necesitan cartel?
Sí. Cuando una comunidad de propietarios dispone de un sistema de videovigilancia sometido a la normativa de protección de datos, debe informar mediante los correspondientes carteles y poner a disposición de las personas afectadas el resto de información exigida.
La AEPD señala que los carteles deben instalarse en los distintos accesos a las zonas videovigiladas y en lugares visibles. También establece que las cámaras deben limitarse, con carácter general, a las zonas comunes y no captar espacios ajenos de forma innecesaria.
Además, el hecho de contratar a una empresa especializada para instalar o gestionar las cámaras no elimina las obligaciones de la comunidad respecto al cumplimiento de la normativa de protección de datos.
¿Qué pasa si no se informa de la videovigilancia?
No informar correctamente a las personas sobre la existencia de un sistema de videovigilancia puede suponer un incumplimiento de las obligaciones establecidas por la normativa de protección de datos.
La información debe ser clara y suficiente. La AEPD ha señalado en resoluciones recientes que un dispositivo informativo que únicamente indique la existencia de vigilancia, pero no identifique correctamente al responsable ni informe sobre los derechos de las personas o dónde obtener información adicional, puede resultar insuficiente.
Por este motivo, no basta con instalar cámaras y colocar cualquier distintivo. Es necesario revisar tanto la configuración del sistema como la información que se proporciona a las personas afectadas.
Conclusión
Si tienes cámaras de videovigilancia, debes cumplir con el deber de información establecido por la normativa de protección de datos. Esto no significa necesariamente que tengas que crear un documento independiente denominado «aviso legal de videovigilancia», pero sí debes informar correctamente a las personas que acceden a las zonas vigiladas.
Como regla general, el sistema de información debe incluir un cartel visible de videovigilancia con la información básica y permitir acceder fácilmente al resto de información sobre el tratamiento de los datos. La AEPD dispone de modelos y materiales específicos para ayudar a responsables y empresas a cumplir estas obligaciones.
Además, la instalación de las cámaras debe respetar otros principios de protección de datos, como la minimización de las imágenes captadas, la limitación de la finalidad, la seguridad de las grabaciones y el cumplimiento de los plazos de conservación correspondientes.
Por tanto, antes de instalar o modificar un sistema de videovigilancia conviene revisar no solo dónde colocar las cámaras, sino también qué información debe recibir la persona grabada, quién es el responsable del tratamiento y cómo se gestionarán las imágenes.